Consejos para hacer eficiente y productivo el teletrabajo

El teletrabajo es una realidad y plantea el reto de gestionar a los equipos de alto desempeño que colaboran en la virtualidad, esto implica diseñar nuevas estrategias.

Para fortalecer la colaboración en equipos de alto desempeño que trabajan a distancia, es esencial implementar estrategias efectivas que promuevan la comunicación, la confianza y la eficiencia en el trabajo conjunto. A continuación, comparto 15 recomendaciones jerarquizadas según su potencial impacto en la cultura del equipo.

» 1. Establecer una comunicación abierta y transparente: La comunicación efectiva es la base de cualquier equipo exitoso. Fomenta un ambiente donde todos los miembros se sientan cómodos expresando sus ideas, preocupaciones y sugerencias; sin temor a críticas o juicios.

» 2. Definir con claridad los roles y responsabilidades: establecer con la mayor precisión posible lo que se espera de cada colaborador, en cualquier nivel organizacional, es fundamental. Este aspecto cobra especial relevancia cuando el entorno del trabajo a distancia exige una autogestión disciplinada y comprometida. Muy especial atención debe dedicarse a los niveles en la toma de decisión, es decir, qué se requiere en materia de aprobación, información, consultar y aprobar y/o consulta.

» 3. Acordar las formas de trabajo y colaboración: Comunica y documenta las interdependencias en los diversos procesos administrativos, operativos, comerciales, cadena de suministro, etc. De este modo aseguramos un flujo continuo y efectivo del negocio.

» 4. Utilizar herramientas tecnológicas adecuadas: Emplea plataformas y aplicaciones que faciliten la colaboración en tiempo real, como Slack, Microsoft Teams o Zoom. Asegúrate de que todos los miembros estén familiarizados con estas herramientas y sepan cómo utilizarlas correctamente. Establece reglas de comportamiento para la interacción.

» 5. Establecer expectativas claras: Define roles y responsabilidades de manera precisa para evitar confusiones o solapamientos de tareas. Cada colaborador debe tener claro qué se espera de su participación y cómo su trabajo contribuye al objetivo común del equipo.

» 6. Promover la confianza mutua: Construir relaciones de confianza es fundamental para el éxito del equipo. Fomenta la apertura, el respeto y la empatía entre los miembros, reconociendo y valorando las contribuciones de cada uno.

» 7. Organizar reuniones regulares: Programa reuniones periódicas para revisar el progreso del proyecto, discutir problemas y tomar decisiones importantes. Estas reuniones son una oportunidad para mantener a todos los miembros alineados y comprometidos con los objetivos del equipo.

» 8. Establecer un horario de disponibilidad: Define un horario de trabajo común en el que todos los miembros estén abiertos a consultas, reuniones y colaboración. Esto ayuda a minimizar los retrasos y asegura que todos estén sincronizados en sus actividades.

» 9. Fomentar la autonomía y la responsabilidad: Empodera a los colaboradores del equipo para tomar decisiones y asumir la responsabilidad de sus acciones. Esto aumenta la eficiencia y promueve el sentido de propiedad y compromiso con el trabajo.

» 10. Crear espacios virtuales de convivencia: Organiza actividades informales, como cafés virtuales o juegos en línea, para fortalecer los lazos entre los miembros del equipo y promover un ambiente de camaradería y colaboración.

» 11. Establecer normas de comunicación y etiqueta virtual: Define reglas claras sobre el uso de las herramientas de comunicación, los tiempos de respuesta y la etiqueta en línea. Esto ayuda a prevenir malentendidos y conflictos derivados de una comunicación inadecuada.

» 12. Proporcionar retroalimentación constructiva: Brinda comentarios honestos y específicos sobre el desempeño de cada miembro, destacando los logros y las áreas de mejora. La retroalimentación es fundamental para el crecimiento individual y de equipo.

» 13. Fomentar la colaboración en proyectos cruzados: Promueve la interacción entre equipos y departamentos para aprovechar al máximo el talento y los recursos disponibles. Esto estimula la creatividad y la innovación, además de fortalecer la cohesión del equipo.

» 14. Establecer rituales virtuales de inicio y cierre de jornada: Inicia y termina el día laboral con rituales virtuales, como una breve reunión de sincronización o un resumen de logros y desafíos. Esto ayuda a mantener la conexión y la motivación a pesar de la distancia física.

» 15. Facilitar el acceso a la información y recursos: Asegúrate de que todos tengan acceso a la información, herramientas y recursos necesarios para realizar su trabajo de manera efectiva. Esto incluye proporcionar manuales, tutoriales y soporte técnico cuando sea necesario.

» 16. Celebrar los logros y reconocer el esfuerzo: Reconoce públicamente los logros individuales y del equipo, ya sea a través de correos electrónicos, reuniones virtuales o premios simbólicos. El reconocimiento aumenta la motivación y el sentido de pertenencia.

» 17. Evaluar y ajustar continuamente: Realiza evaluaciones periódicas del desempeño del equipo y del proceso de colaboración, identificando áreas de mejora y ajustando las estrategias según se requiera. La mejora continua es clave para mantener la eficiencia y la cohesión del equipo a lo largo del tiempo.

Al implementar estas recomendaciones, podrás fortalecer la colaboración en tu equipo de alto desempeño que trabaja a distancia, promoviendo un ambiente de trabajo productivo, motivador y cohesionado.

Con información de Mauricio Reynoso, El Economista.↵